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财务与校园管理部
中国石油大学(北京)克拉玛依校区合同管理办法
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中国石油大学(北京)克拉玛依校区合同管理办法

第一章

第一条 为规范中国石油大学(北京)克拉玛依校区(以下简校区)经济行为,维护校区合法权益,促进校区各项事业健康发展,依据《中华人民共和国民法通则》《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国招标投标法》等有关法律法规,结合校区实际情况,制定本办法。

第二条 本办法所称合同,是指为实现一定的经济目的,以校区名义与其他自然人、法人或者其他组织订立的、明确双方民事权利义务关系的书面协议。合同中涉及的资金为预算内的资金预算。

第三条 本办法所指合同包括建设工程项目(含设计、监理、施工等)、物资设备采购、图书资料(含电子图书资源)采购、资产出租出借、对外投资融资、合作办学及其他涉及经济内容的合同。科研项目合同按照校本部相关规定执行

第四条 校区订立、履行合同应当遵守法律、行政法规和本办法,尊重社会公德,不得扰乱社会经济秩序,损害社会公共利益。

第五条 校区订立、履行合同应当遵循诚实信用、平等互利、协商一致的原则。

第六条 签订、履行、解除合同,应最大限度维护校区合法权益。承办单位和相关人员应保守商业秘密,不得以任何形式损害校区利益。

第二章 合同管理的基本制度

第七条 校区各院(部、系)、处、室和相关机构、群团组织以及教职工个人,未获得校区书面委托或授权的,一律不得以校区或者校内单位的名义对外签署合同。

第八条 上述单位和个人经授权签订合同须按流程报校区审批,审批通过后报校区财务与校园管理部备案。

第九条 依据合同的性质和内容,分为重大合同和一般合同,按照不同流程进行分级审批管理。校区重大合同主要包括:

(一)以校区资产联合经营的合同;

(二)涉及校区无形资产的合同;

(三)涉及学校形象、名誉的合同;

(四)涉外、涉港澳台的合同, 包括中外合作办学机构合同和中外合作办学项目合同;

(五)对外担保的清偿合同;

(六)投资、融资(贷款)合同;

(七)标的金额在100万元以上的合同;

(八)校区认为应该按重大合同管理的其他合同。

重大合同以外的合同为一般合同。

第十条 符合政府采购和招标投标条件的基建、采购、维修保养等合同,还应当遵守《中华人民共和国招标投标法》等相关法律规定进行管理。

第三章 合同的签订程序

第一节 合同的起草

第十一条 承办单位具体负责合同的起草工作。合同文本由对方提供时,承办单位应负责审查、修订。

第十二条 合同订立前,承办单位应从维护学校权益角度出发,对合同相对方的主体资格、委托代理权限、经营范围、履约能力、经济实力、社会信誉等情况进行详细调查。

第十三条 不得拆分合同规避招标。

第十四条 合同的主要内容应包括:当事人姓名(名称)、住所、联系方法,合同标的、数量、质量、价款、酬金及结算方式,双方的权利与义务,合同相对方各种承诺及优惠条件,审计约定及费用支付办法,履行期限、地点和方式,违约责任,争议解决方法等。合同的基本要素应齐全,条款应明确、具体,避免歧义。

第二节 合同的审批与签订

第十五条 合同报审时,承办单位须向审查部门报送以下相关材料:

(一)《中国石油大学(北京)克拉玛依校区合同审签表》(附件1);

(二)招标文件、投标文件、中标通知书或谈判纪要等材料;

(三)合同双方主要权利义务说明及合同履行中需要履行的重要节点、需要注意的主要问题;

(四)其他需要提交的材料。

第十六条 审批程序如下:

(一)一般合同经承办单位负责人确认后,由相关部门、承办单位分管校区领导及总会计师按审批权限审批后,由管委会主任授权承办单位负责人签署合同并加盖校区合同专用章;

一般合同审批权限:

1.金额10万以下的由财务与校园管理部负责人最终审批。

2.金额10-20万的由承办单位业务分管校区领导最终审批。

3.金额20万以上的由校区总会计师最终审批。

(二)重大合同经承办单位负责人确认后,承办单位负责人将合同交校区法律顾问审核后,由相关部门、承办单位分管校区领导、总会计师分别审核,报请校区管委会主任审签;由管委会主任授权承办单位负责人或其他专人签署合同,加盖校区合同专用章;

(三)相关部门应在5个工作日内完成合同会签。

第十七条 承办单位和相关部门要分工协作,各负其责,共同为维护校区利益把好关,主要职责包括但不限于:

(一)承办单位:对合同的必要性、可行性、合理性以及立项情况、合同内容、合同条款等负责;

(二)专业技术部门:对合同中涉及专业知识的相关参数和技术可行性进行审核;

(三)财务与校园管理部门:审查经济类合同条款是否符合学校有关财经政策和财务管理规定,合同款项支付是否经过预算并有经费来源保障,资金结算及付款方式是否合理等;

(四)监察审计部门:审查合同文本格式是否符合审计规范、合同的必要条款是否具备、内容是否合理合法等,对相应风险进行提示;对合同订立的程序及合规性进行审查。校区监察审计部门对合同条款的合法性、完备性、利己性和表述准确性进行审查,同时对合同审批程序和招投标程序进行形式审查。

第十八条 合同文本经审查需要修改的,承办单位应根据相关部门的修改建议,及时对合同进行修改,并送相关部门复查。

第十九条 签署的合同正本由承办单位自行留存,同时需要在合同签订后7日之内上交合同副本一份及《中国石油大学(北京)克拉玛依校区合同审签表》至校区财务与校园管理部保存备案。校区财务与校园管理部对经过审核的合同建立纸质或电子备查簿,便于查询与统计。

第三节 合同的履行与变更

第二十条 合同生效后,承办单位应加强对合同履行过程中各个环节(包括签约、交货、验收及结算)的跟踪管理,对合同执行情况进行动态监督,保质、保量、按期完成合同约定事项。

第二十一条 在合同履行过程中,合同条款确需变更的,应由合同承办单位按照合同订立的程序进行审核和审批。

变更合同条款或签订补充协议(合同)、解除合同必须说明理由,变更合同需说明变更条款及事项、履行期限、与原合同的关系等。变更合同条款、签订补充协议、解除合同应以书面方式进行。

第二十二条 合同履行过程中的备忘录、会议纪要、书面签证、往来信函、文书、传真、合同履行记录及索赔报告等文件材料均为合同档案的组成部分,承办单位应及时妥善收集、整理、保存上述资料。备忘录、会议纪要等涉及变更、解除合同全部或部分条款的,按照本办法执行。

第二十三条 合同相对人有违反约定履行合同行为的,承办单位应当以书面形式通知对方,并及时将出现的问题、拟采取的措施向分管校区领导汇报,以防止损失扩大。通知应按照合同约定的联系方法送达并保存送达的证据。

第二十四条 承办单位办理资金结算手续需提供相关资料(合同、验收报告、发票、付款通知单、请购单、发票真伪查询单、出库单等)。对具有下列情形之一的业务,财务部门不得办理:

(一)发票或合同签批手续不完备的;

(二)收款单位与合同对方当事人名称不一致的;

(三)发票盖章单位与合同对方当事人不一致的;

(四)付款单位与合同当事人名称不一致且未出具代付款证明的;

(五)单价、数量与合同有出入的;

(六)其它不符合国家和校区财务管理规定的。

第二十五条 合同是否履行完毕,应以合同条款或法律规定为准。合同条款或法律没有规定的,一般应以货物交清、工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留问题为准。

第四章 合同纠纷的解决

第二十六条 合同应有纠纷解决条款,纠纷解决方式选择诉讼的,应约定由校区所在地法院管辖;选择仲裁的,应选择克拉玛依市仲裁委员会。

第二十七条 出现合同纠纷,承办单位负责从合同纠纷的起因、双方有无违约情况、责任大小等方面收集证据,提出处理意见,经校区财务与校园管理部审核后,报校区党工委、管委会联席会审批。

第二十八条 须经仲裁或法律诉讼程序解决的合同纠纷,由承办单位研究确定具体方案,报校区管委会同意后负责该纠纷的协商、调解、仲裁或者诉讼活动。

第五章 责任追究

第二十九条 有下列情形之一,未给学校造成损失的,对直接责任人和负有领导责任的负责人进行批评教育;给校区造成损失的,应由直接责任人和负有领导责任的负责人承担相应的责任,并根据情节轻重追究其他责任。

(一)违反程序和规定对外签订合同的;

(二)超越校区委托权限签订合同的;

(三)应签订书面合同但未签订的;

(四)合同承办单位及相关部门未按本办法的规定履行职责的;

(五)丢失或者擅自销毁、隐匿合同或合同附件以及合同履行过程中形成的各种函件、单据等相关材料的;

(六)处理合同纠纷过程中消极应对或不及时提供必要支持的。

第三十条 未经授权,擅自以校区名义签订合同的单位或者个人,应对该合同造成的不利后果承担全部责任。同时,校区将依照有关规定追究责任单位及责任人员的行政和经济责任。

第三十一条 在签订、履行合同中失职、渎职或以权谋私,损害校区利益的,校区依据有关规定追究当事人责任;违反国家法律的,追究其法律责任。

第三十二条 违反保密义务,对校区造成损害的,应承担相应责任。

第六章

第三十三条 本办法由财务与校园管理部负责解释。

第三十四条 本办法自印发之日起施行,原《中国石油大学(北京)克拉玛依校区合同管理办法(试行)》(中石大克校区财〔20162号)废止。

附件: 1.中国石油大学(北京)克拉玛依校区合同审签表

2.授权委托书

附件1、合同审签表

附件2、授权委托书