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财务与校园管理部
中国石油大学(北京)克拉玛依校区采购合同管理办法
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中国石油大学(北京)克拉玛依校区

采购合同管理办法

第一章 总 则

第一条 为规范中国石油大学(北京)克拉玛依校区(以下简称校区)采购合同管理,防范采购合同风险,维护校区合法权益,根据校本部《合同管理办法(试行)》(中石大京办〔2019〕8号)结合校区实际,特制定本办法。

第二条 本办法所称采购合同(以下简称合同),是指以校区名义在开展教学、科研及其他民事活动中,与其他自然人、法人或其他组织等平等民事主体之间为设立、变更或终止民事权利义务关系所订立的书面协议,包括合同、协议、备忘录、确认书等。合同中涉及的资金为预算内资金。

第三条 本办法所指采购合同包括基建维修、物资设备采购、图书资料(含电子图书资源)采购、资产出租出借、后勤服务等事项的合同。

第四条 本办法适用于校区机关职能部门、各学院。

第五条 校区签订采购合同,必须遵守国家法律、法规,坚持平等互利、协商一致、诚实守信的原则,任何部门和个人不得利用采购合同损害校区利益。

第二章 采购合同管理基本制度

第六条 校区各学院、各部门和相关机构、群团组织以及教职工个人,未获得校区书面委托或授权的,一律不得以校区或者校内单位的名义对外签署合同。

第七条 依据采购合同的性质和内容,分为重大采购合同和一般采购合同,按照不同流程进行分级审批管理。

校区重大采购合同主要包括涉及校区无形资产、标的金额≥100万等及校区认为需按重大合同管理的其他合同。

重大采购合同以外的合同为一般采购合同。

第三章 采购合同签订程序

第一节 合同起草

第八条 承办单位具体负责按校区采购合同模板进行合同的起草和签署工作。合同起草过程中应积极争取由校区草拟文本,确有必要由合同相对方草拟的,应就合同条款积极谈判、严格审查合同内容,维护校区合法权益。国家或行业有标准合同文本的,各单位应优先选用,但对涉及权利义务关系的条款应进行认真审查,并根据实际情况进行适当修改。

第九条 合同订立前,承办单位应从维护校区权益角度出发,对合同相对方的主体资格、委托代理权限、经营范围、履约能力、经济实力、社会信誉等情况进行详细调查。

第十条 不得拆分合同规避招标。

第十一条 合同文本一般应当包括以下条款:

(一)当事人名称(或姓名)和住所;

(二)合同承办单位名称,技术合同还应当注明项目负责人姓名;

(三)标的、数量、质量、技术标准;验收的标准、方法和期限;

(四)价款或者报酬(含收、付款方式、税率);

(五)当事人各自的权利和义务及其履行的进度、期限、地点和方式等;

(六)违约责任;

(七)合同的解除或者终止条件;

(八)解决争议的方式或途径;

(九)其他应当具备或者当事人共同认为应当明确的内容等。

其中,合同中的违约责任条款,应与相对方的主要合同义务履行挂钩,并关注基于相对方可能出现的履约不能、无故解约、延迟履行等问题制定切实可行的违约责任条款。

第二节  合同审批与签订

第十二条 校区采购合同原则应在财资管理系统合同管理模块中进行审批,特殊情况下需出具相关说明报业务主管领导审签后走线下审批流程。

第十三条 一般采购合同和重大采购合同,其审批程序分别为:

(一)一般采购合同,合同承办人在校区财资管理系统合同管理模块中拟定合同文本后,由承办单位、预算归口部门、合同管理岗负责审批。

(二)重大采购合同,合同承办人在校区财资管理系统合同管理模块中拟定合同文本后,由承办单位、预算归口部门、合同管理岗、财务与校园管理部、业务分管领导、总会计师负责审批。

(三)涉及校区“三重一大”事项的采购合同,该事项需经党工委会或管委会讨论审议,合同需经管委会主任审签。

第十四条 承办单位和相关部门要分工协作,各负其责,共同为维护校区利益把好关,主要职责包括但不限于:

(一)承办人:对合同内容中涉及专业知识的相关参数和技术可行性进行审核,根据意见对合同文本进行修改、完善;

(二)承办单位:调查合同相对方的主体资格、资信状况及履约能力,对合同的必要性、可行性、合理性以及立项情况、合同内容、合同条款等负全责;

(三)预算归口部门:对合同款项支付是否经过预算并有经费来源保障负责;

(四)合同管理岗:审查采购合同当事人的资质、资信及对照采购合同模板核对合同条款,确保采购合同的有效性及可执行性;

(五)财务与校园管理部:审查经济类合同条款是否符合校区有关财经政策和财务管理规定,商务条款是否符合校区相关管理办法。

第十五条 合同承办人在财资管理系统合同管理模块完成线上审批后,需将合同审查审批单打印交由综合办公室办理加盖合同专用章等事宜。

第十六条 合同的末页应当载有合同正文条款,否则应标明“此页无正文”字样,以示末页仅为签字盖章页。严禁将仅有校区签字、盖章却无合同条款的合同末页,交、寄给对方。

第十七条 任何人不得在尚未填写完整的合同示范文本或者空白纸张上加盖校区的任何印章,加盖合同专用章时应同时在采购合同正本上加盖骑缝章。

第三节  合同履行与变更

第十八条 采购合同生效后,承办人及承办单位应加强对合同履行过程中各个环节(包括签约、交货、验收及结算)的跟踪管理,对合同执行情况进行动态监督,保质、保量、按期完成合同约定事项。

第十九条 在采购合同履行过程中,合同条款确需变更的,应由合同承办单位按照合同订立的程序进行审核和审批。

变更合同条款或签订补充协议(合同)、解除合同必须说明理由,变更合同需说明变更条款及事项、履行期限、与原合同的关系等。变更合同条款、签订补充协议、解除合同应以书面方式进行。

第二十条 采购合同履行过程中的备忘录、会议纪要、书面签证、往来信函、文书、传真、合同履行记录及索赔报告等文件材料均为合同档案的组成部分,承办单位应及时妥善收集、整理、保存上述资料。备忘录、会议纪要等涉及变更、解除合同全部或部分条款的,按照本办法执行。

第二十一条 承办单位办理资金结算手续需提供采购合同结算审批单、发票、发票真伪查询单、合同及相关附件。对具有下列情形之一的业务,财务部门不得办理:

(一)发票或合同签批手续不完备的;

(二)收款单位与合同对方当事人名称不一致的;

(三)发票盖章单位与合同对方当事人不一致的;

(四)付款单位与合同当事人名称不一致且未出具代付款证明的;

(五)单价、数量与合同有出入的;

(六)其它不符合国家和校区财务管理规定的。

第二十二条 采购合同是否履行完毕,应以合同条款或法律规定为准。合同条款或法律没有规定的,一般应以货物交清、工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留问题为准。

第二十三条 合同承办单位及其承办人在采购合同履行中如发现签约时的条件发生变化,继续履行合同将给校区造成损害时,应及时请示分管领导妥善处理。

第二十四条 合同承办单位及其承办人在收到对方要求变更或解除合同的正式文件、信号通知后,应及时请示业务分管领导,并参照采购合同审批与签订程序做出相应处理。

第二十五条 合同变更、解除应注意以下事项:

(一)合同主体变更,应征得合同各方书面同意;

(二)合同中有担保条款的,变更合同应经原担保方同意并签章予以确认;

(三)合同经过上级主管部门批准的,变更、解除合同的协议应报原批准部门批准;

(四)因变更或解除合同签订补充协议的,应按照原合同履行程序;

(五)合同经过公证的,变更合同的协议应经原公证机关再次公证;

(六)法律法规有特别规定应从其规定办理。

第四章 采购合同纠纷解决

第二十六条 发生采购合同纠纷应争取通过双方协商予以解决,协商不成的,可通过仲裁或诉讼方式解决。校区需向对方主张权益的,应在法律规定的时效内提起仲裁或诉讼,同时应注意避免损失扩大。

第二十七条 采购合同应有纠纷解决条款,纠纷解决方式选择诉讼的,应约定由校区所在地法院管辖;选择仲裁的,应选择校区所在地仲裁机构。

第二十八条 出现采购合同纠纷,承办单位负责从合同纠纷的起因、双方有无违约情况、责任大小等方面收集证据,提出处理意见,经财务与校园管理部审核后,报校区管委会审批。

第二十九条 须经仲裁或法律诉讼程序解决的合同纠纷,由承办单位研究确定具体方案,报校区管委会同意后负责该纠纷的协商、调解、仲裁或者诉讼活动。

第五章 责任追究

第三十条 有下列情形之一,未给学校造成损失的,对直接责任人和负有领导责任的负责人进行批评教育;给校区造成损失的,校区将依照有关规定追究责任单位及责任人员的行政和经济责任;违反法律得追究其法律责任。

(一)违反程序和规定对外签订采购合同的;

(二)超越校区委托权限签订采购合同的;

(三)与合同相对方串通,损害校区利益的;

(四)利用校区采购合同谋取私利或从事其他违法行为的;

(五)在采购合同签订、履行中,合同审签部门、管理部门、履行单位和有关人员没有按本办法的规定履行职责,致使校区利益遭受损失的;

(六)丢失或者擅自销毁、隐匿合同或合同附件,以及合同履行过程中形成的各种函件、单据等相关材料的;

(七)发生纠纷后,隐瞒情况,未及时汇报和采取措施,或擅自放弃权利的;

(八)故意或过失泄漏校区合同意向、商业秘密或其他机密义务的;

(九)在签订、履行采购合同中失职、渎职或以权谋私,损害校区利益的;

(十)违反法律、法规和本办法规定,损害校区利益的其他情形。

第六章 附 则

第三十一条 本办法由财务与校园管理部负责解释。

第三十二条 本办法自发布之日起施行,原《中国石油大学(北京)克拉玛依校区合同管理办法(修订)》(中石大克校区财〔2018〕13号)废止。


 中石大克校区财〔2020〕3号关于印发《中国石油大学(北京)克拉玛依校区采购合同管理办法》的通知