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中国石油大学(北京)公文处理实施细则(修订)
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发布日期:2017-10-21  作者:综合办公室  来源:综合办公室  浏览:55

第—章 总 则

第一条 为使学校公文处理工作规范化、制度化、科学化,提高公文质量和效率,根据中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)及教育部、北京市有关文件精神,结合学校实际,对原实施细则进行修订。

第二条 修订后的实施细则适用于学校党政部门和下属单位(以下简称校属各部门、单位)的公文处理工作。

第三条 公文是校属各部门(部、委、处、室、中心)、单位(院、部、直属机构)实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书,是传达贯彻上级的方针政策,公布管理规章和制度,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况等的重要工具。

第四条 公文处理指公文的办理、归档、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作,主要包括发文办理和收文办理。

第五条 公文处理应当严格执行国家保密法律、法规和其它有关规定,坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全。

第六条 学校党委办公室、校长办公室(以下简称“学校党政办公室”)是公文处理的主要责任机构,负责学校党政公文的正常运转,并指导校属各部门、单位的公文处理工作。

第七条 学校党政办公室配备专职秘书,负责学校公文处理工作,并对校属各部门、单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。校属各部门、单位应配备兼职文秘人员,负责本单位公文处理工作。专兼职文秘人员应当由具有较高政治和业务素质,工作积极,作风严谨,恪尽职守的人员出任。

第二章 公文种类

第八条 学校常用的公文种类主要有:

(一)决议。适用于学校重要会议讨论通过的重大决策事项,如:党代会决议。

(二)决定。适用于对学校重要事项或者重大行动、人事变动等做出安排,以及奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级单位不适当的决定事项等。

(三)公报。适用于公布学校重要决定或者重大事项。如:学校事业发展公报。

(四)公告。适用于向校内外宣布重要事项或者法定事项。如:举办60周年校庆典礼公告。

(五)通告。适用于公布全校各有关方面应当遵守或者周知的事项。如:关于校园施工场地周边道路封闭的通告。

(六)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(七)通知。适用发布规章;转发上级机关、不相隶属机关的公文,批转下级单位的公文;要求下级部门办理和需要有关单位周知或共同执行的事项;任免行政干部。学校制定的规章、行政措施和其他规范性文件根据实际内容可分别冠以“规定”、“办法”、“细则”等名称,一般用“通知”形式印发。

(八)通报。适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况等。

(九)报告。适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。

(十)请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

(十一)批复。适用于答复下级单位的请示事项。

(十二)议案。适用于按照规定程序向学校重要会议提请讨论研究的事项。

(十三)函。适用于同级单位之间、不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项等。

(十四)纪要。适用于记载、传达会议的主要情况和议定事项。

第三章 公文格式

第九条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

(一)份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

(二)密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。秘密公文应当在首页发文机关名称左上方标明“绝密”、“机密”或“秘密”字样,并标明保密期限。

(三)紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,紧急公文应当分别在首页发文机关名称右上方标明“特急”、“加急”、“平急”。

(四)发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成(上行文、平行文不加“文件”二字)。联合行文时,发文机关标志可以并用联合发文机关名称,也可以单独用主办机关名称。学校公文使用的发文机关标志主要有以下8种:

1.以学校党委名义、以党委和行政联合名义或党委办公室名义发出的上行文使用“中共中国石油大学(北京)委员会”标志,下行文使用“中共中国石油大学(北京)委员会文件”标志。

2.以学校纪委名义发出的上行文使用“中共中国石油大学(北京)纪律检查委员会”标志,下行文使用“中共中国石油大学(北京)纪律检查委员会文件”标志。

3.以学校行政名义发出的上行文使用“中国石油大学(北京)”标志,下行文使用“中国石油大学(北京)文件”标志。

4.以学校团委名义发出的上行文使用“共青团中国石油大学(北京)委员会”标志,下行文使用“共青团中国石油大学(北京)委员会文件”标志。

5. 以学校工会名义发出的上行文使用“中国石油大学(北京)工会”标志,下行文使用“中国石油大学(北京)工会文件”标志。

6.以学校名义向无隶属关系的有关部门或单位发出的平行文,一般应使用“中国石油大学(北京)”标志。

7.校属各部门对内行文,文头可使用“中国石油大学(北京)+部门名称”,不出现“文件”字样。

8.校属各单位(院、部、直属机构)对内行文,文头可使用“单位名称+文件”。

(五)发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;序号不编虚位(即1不编为001),不加“第”字。联合行文,只标主办部门发文字号。

1.以学校党委名义发文有四种情况:

(1)以党委或党政联合名义发文,统一编号为“中石大京党〔201×〕×号”;

(2)党委部门职能性公文使用学校党委简称加主办部门代字(详见附件1),如:党委组织部以学校党委名义的发文,编号为“中石大京党组〔201×〕×号”;

(3)以党委办公室名义发文,发文字号为“中石大京党办〔201×〕×号;

(4)学校党委函件,发文字号为“中石大京党函〔201×〕×号”。

2.以学校名义发文有四种情况:

(1)涉及学校全局性、综合性问题,统一编号为“中石大京校〔201×〕×号”;

(2)业务性公文使用学校简称加主办部门代字(详见附件1),如:教务处以学校名义的发文,编号为“中石大京教〔201×〕×号”;

(3)以校长办公室名义发文,发文字号为“中石大京办201××号”

(4)学校函件,发文字号为“中石大京校函〔201 ×〕×号

3.以共青团、工会名义发文,统一编号为“中石大京团〔201×〕×号”、“中石大京工〔201×〕×号”。

4.校属各部门行文,可略去学校简称,直接标注部门简称。如:教务处发布有关教学方面公文用“教务处〔201 ×〕×号”;部门函件,各部门可自行编号,如:“(部门简称)函〔201 ×〕×号”。

5.校属各单位行文,可直接标注单位代字(详见附件2)。如:地球科学学院发文用“地科〔201 ×〕×号”;单位函件,各单位可自行编号,“(部门简称)函〔201×〕×号”。

校发公文和学校党政办公室发文,由学校党政办公室秘书科统一掌握文号;校属各部门、单位发文,由各部门、单位自行编号。同一发文形式(指同一种公文版头),按统一顺序编号。

(六)签发人。上行文、平行文应当注明签发人姓名。

(七)标题。由发文机关名称、事由和文种组成。公文标题应当准确简要地概括公文主要内容并标明公文种类,上行文应标明发文机关全称。标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。

(八)主送机关。公文的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

(九)正文。公文的主体,用来表述公文的内容。

(十)附件说明。公文附件的顺序号和名称。公文如有附件,应当在正文之后、成文日期之前注明附件序号和标题。

(十一)发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

(十二)成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时,署最后签发机关负责人签发的日期。用阿拉伯数字标明完整的年、月、日,如:2012年9月18日。

(十三)印章。公文结尾落款处中应有发文机关署名,并加盖与发文机关署名相符的印章。党委文件应加盖中共中国石油大学(北京)委员会公章,行政文件应加盖中国石油大学(北京)公章;会议纪要等特定文种不加盖印章。以校属各部门、单位名义制发的公文,使用与部门或单位名称一致的机关印章;校属各部门、单位联合上报学校的公文,由主办部门或单位加盖印章;联合下发的公文,发文部门或单位都应加盖印章。用印应当上不压正文,下压成文日期。

(十四)附注。公文其他需要说明的事项。如:“请示”、“报告”等公文应注明联系人的姓名和电话。

(十五)附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

(十六)抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

(十七)印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

(十八)页码。公文页数顺序号。

第十条 公文的版式、格式以及公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等,按照有关国家标准和规定执行(详见附件3)。

第四章 行文规则

第十一条 行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。

第十二条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定,不得越级行文。

第十三条 各类公文应贯彻党政分开的原则,确因工作需要,党政工团组织、相关部门,可按照协商一致的原则联合行文。

第十四条 向上级机关行文,应遵循以下规则:

(一)校属各部门、单位向学校的上级部门或业务主管部门请示工作、报告情况等,应以学校名义办理上行文,不得直接向上级机关或上级机关负责人报送公文。

(二)原则上主送一个上级机关,根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关,不得抄送下级机关。

(三)请示应当一文一事,不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

(四)向学校领导报送的“请示”、“报告”等按校内呈批文件处理,凡是重要事项都应形成文字呈请领导批示。除学校领导直接交办的事项外,不得将呈请校领导阅批的文件直接送达领导个人,须先交学校党政办公室登记编号后按照收文程序办理。

第十五条 向下级机关行文,应遵循以下规则:

(一)涉及对学校重要事项或者重大行动做出安排,任免人员,奖惩有关单位和人员,发布有关规章制度、管理办法等,以学校名义办理下行文。

(二)应主送受理机关,根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。

(三)涉及多个部门职权范围内的事务,部门之间未协商一致的,不得向下行文;擅自行文的,学校应当责令其纠正或者撤销。

(四)学校党政办公室发文仅限于转发上级机关重要公文,以及以学校名义发布通告、通知等,如放假、献血等涉及全校的临时性工作部署;一般会议通知不正式行文。

第十六条 与学校平级单位,或不相隶属单位,或有业务上的主管和被主管关系的非平级单位之间相互商洽工作、询问和答复问题,原则上以学校名义正式办理函件。

第十七条 校属各部门在职权范围内开展重要工作,可根据需要自行制发公文,但仅限于安排具体工作的通知、函等,涉及面广、影响重大的公文应办理校发文;各部门文件须经分管校领导审核,主要负责人签发,并抄送学校党政办公室。校属各单位对内部行文应参照学校公文处理相关规定执行,由主要负责人签发,并抄送学校党政办公室。

第十八条 为了保持公文的严肃性和权威性,学校要精简文件。要充分发挥职能部门的作用,校发文件尽量使用部门代字,尽可能减少“中石大京党”和“中石大京校”发文字号的使用。

第五章 发文办理

第十九条 发文办理包括公文的起草、审核、签发等程序。以学校名义印发的公文流转程序主要包括:主办单位拟稿、主办单位负责人审核、学校党政办公室登记复核、学校领导审批签发、学校党政办公室排印样稿、主办单位校对签字、学校党政办公室印刷、加盖印章、分发等。

第二十条 公文起草应当做到:

(一)符合国家法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等,要切实可行并加以说明。

(二)情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。

(三)公文的文种应当根据行文的目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

(四)拟制紧急公文,应体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。“特急件”应至少提前一个工作日、“加急件”应至少提前二个工作日送达学校党政办公室。

(五)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

(六)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。

(七)应当使用国家法定计量单位。

(八)文内若使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

(九)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。

第二十一条 办理以学校名义印发的公文,主办单位应按要求填写“中国石油大学发文纸”(详见附件10)相关内容,连同按公文规范格式打印的文稿和电子文件一并送至学校党政办公室,由学校党政办公室按程序办理。对涉密公文,应由学校保密办公室定密后再按照发文程序办理。

第二十二条 公文签发之前应由学校党政办公室进行审核,审核的重点是:

(一)行文理由是否充分,行文依据是否准确。

(二)内容是否符合国家法律法规和上级方针政策;是否完整准确体现发文机关意图;是否同现行有关公文相衔接;所提政策措施和办法是否切实可行。

(三)涉及不同部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

(四)文种是否正确,格式是否规范;人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确;文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

(五)其他内容是否符合公文起草的有关要求。

第二十三条 经学校党政办公室审核不宜发文的公文文稿,应当退回起草单位并说明理由;符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的,学校党政办公室应提出明确的意见和建议,并由起草单位修改后重新报送。

第二十四条 公文签发应做到:

(一)校级公文,一般本着谁主管谁负责的原则,经学校党政办公室核稿后,行政文件呈校长或分管副校长签发;党委文件呈党委书记或分管副书记签发;几个单位联合发文的应经相关单位分管校领导审核,并由主办单位分管校领导签发。上行文、平行文须经主管校领导审核签字同意后、由党委书记或校长签发。签发人应在中国石油大学发文纸对应位置签署姓名和日期。

(二)校属各部门、单位公文,由各部门、单位主要负责人签发。各部门公文须经分管校领导审核。

(三)文稿一经签发,一般不准改动。如确需改动,必须重新核稿,并报原签发领导审定。

第二十五条 公文正式下发前,主办单位拟稿人员应对其进行检查校对,经确认无误后签字;如需要对文稿进行实质性修改的,应报请签发校领导签字同意。

第二十六条 学校党政办公室负责以学校及办公室名义发出的公文的排版、印刷、公开等工作。除涉密文件之外,发出的公文均应予以公开,公开范围和公开形式由主办单位分管校领导确定。文件印刷完毕,经学校党政办公室核对无误,加盖印章、存档、登记并分发至相关部门和单位。

第六章 收文办理

第二十七条 收文办理主要包括签收、登记、初审、拟办、批办、承办、传阅、督办、答复等程序。

(一)签收。对收到的公文应当逐件清点,核对无误后签字或者盖章,并注明签收时间。

(二)登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

(三)初审。对上级来文和校属各部门、单位上报的公文应当进行初审。初审的重点是:是否应当由学校处理,是否符合行文规则,文种、格式是否符合要求,涉及其他部门和单位职权范围内的事项是否已经协商、会签,是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文,应当及时退回来文单位并说明理由。

(四)拟办。经过初审后的公文应由学校党政办公室主任提出拟办意见,送分管校领导批示。

(五)批办。批办性公文应按照分管校领导批示内容转有关部门或单位办理;需要两个以上部门办理的,应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。

(六)承办。承办部门对交办的公文应当按照规定程序及时办理,办理完毕后,须将办理结果反馈给学校党政办公室;有明确办理时限要求的紧急公文应在规定时限内办理完毕并将结果反馈给分管领导和学校党政办公室。对校领导批示“阅办”的公文,也应及时办理并将结果反馈给学校党政办公室。

(七)传阅。根据校领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向,不得漏传、误传、延误。

(八)督办。学校党政办公室及时了解掌握公文的办理进展情况,督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责督办。

(九)答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位,并根据需要告知分管校领导和相关单位。

第二十八条 校内请示公文一般只写给分管领导,若分管领导不明确,可由学校党政办公室分置。需要数位领导批示的公文只送一份,由学校党政办公室协调处理。除校领导直接交办或者指定索要的公文,可直接送领导本人外,所有公文一律报送学校党政办公室。

第二十九条 各种形式传递来的外来公文一律由学校党政办公室机要秘书签收、启封。

第三十条 机要秘书办理外来公文时,要认真检查密封、编号、正文和附件的份数、页数、分发单位、缓急程度、秘密等级、主送单位、抄送单位等,并逐项登记清楚。

第三十一条 收到上级机关下发或交办的公文、校外单位发来的函件以及校内呈批文件,由文秘部门按照公文性质登记、填写领导阅批单或呈批件阅批单,提出拟办意见,送主管领导批示后办理。

第三十二条 审批公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人签名视为同意;没有请示事项的,签名表示已阅知。

第三十三条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理,不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理,确有困难的,应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的,应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。

第三十四条 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项,主办部门应当主动与有关部门协商;如有分歧,主办部门主要负责人要出面协调,如仍不能取得一致,可以报请学校党政办公室协调或校领导决定。

第三十五条 送校领导批示或者交有关部门办理的公文,学校党政办公室要负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。

第七章 公文归档

第三十六条 公文办理完毕后,应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定,及时整理(立卷)、归档。个人不得保存应当归档的公文。

第三十七条 归档范围内的公文根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷),要保证归档公文齐全、完整,能正确反映本部门、单位的主要工作情况,便于保管和利用。

第三十八条 联合办理的校发文件,原件由主办部门或单位整理(立卷)、归档,其他部门或单位保存复制件或其他形式的公文副本;各部门、单位文件,由主办部门负责原件的整理、归档,协办部门保存复制件或公文副本。

第三十九条 本部门、单位负责人兼任其他职务,在履行所兼职务职责过程中形成的公文,由其兼职单位整理(立卷)、归档。

第四十条 归档范围内的公文应当确定保管期限,按照有关规定定期向学校档案室移交。

第四十一条 归档公文书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第八章 公文管理

第四十二条 公文由学校党政办公室专职秘书和校属各部门、单位兼职文秘人员负责收发、审核、用印、归档和销毁。

第四十三条 上级机关的公文,除绝密级和注明不准翻印的以外,须经校领导或学校党政办公室主任批准,方可翻印。翻印时,应当注明翻印的部门、日期、份数和印发范围,处理完毕后应尽快收回。公文复印件作为正式公文使用时,应当加盖复印部门证明章,视同正式公文管理。

第四十四条 公文被撤销,视作自始不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。

第四十五条 不具备归档和存查价值的公文,经过鉴别并经办公室负责人批准,可以销毁。涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。

第四十六条 部门合并时,全部公文应当随之合并管理。部门撤销时,需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交学校档案室。

工作人员调离岗位时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第九章 附则

第四十七条 电子公文处理应按照上级颁布的有关规定执行。

第四十八条 校属各部门、单位应当参照本细则,进一步加强和改进公文处理工作。

第四十九条 本细则自2013年1月1日起实施,原《中国石油大学(北京)公文处理实施细则》(中石大京校[2005]37号)同时废止。

第五十条 本细则由学校党政办公室负责解释。



附件: 中国石油大学(北京)公文处理实施细则(修订).doc