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  • 克拉玛依校区档案管理工作规范(试行)
    发布日期:2022-04-20   作者:图书馆管理员   来源:图书馆   浏览:8

    第一章 总则

    第一条 为规范校区档案工作,完善各部门立卷归档制度,提高校区档案管理水平,有效保护和利用校区档案资源,更好地为校区师生和社会服务,根据《普通高等学校档案管理办法》《高等学校档案工作规范》以及《中国石油大学(北京)纸质党政档案立卷归档细则》和《中国石油大学(北京)纸质教学档案立卷归档细则》(中石大京办[2006]20),结合校区实际情况,制定本规范。

    第二条 本规范所称档案,是指校区在从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

    第三条 高校档案工作是高等学校的基础性工作,是学校整体发展规划的重要组成部分。校区档案由档案室负责保管,接受分管档案工作的校区领导指导。

    第二章 基本原则

    第四条 集中保存原则

    校区档案由校区档案室集中统一管理,确保档案材料的完整、系统、准确和安全,便于开发利用。

    第五条 “三纳入、四同步”原则

    (一)“三纳入”。校区所有档案管理工作必须纳入各职能部门、学院的计划和规划,纳入管理制度,纳入管理人员的职责范围;教学档案还必须作为考核教学管理水平的标准之一。

    (二)“四同步”。党政部门在布置、检查、总结、验收各项工作时,要同时布置、检查、总结、验收党政档案工作。教学部门下达教学任务时,要同步提出教学文件材料的归档;检查教学工作时,要同步检查教学材料的形成积累情况;评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果时,要同步审查、验收档案材料;考评教学管理时,要同步考评教学档案管理工作。

    第六条 分工协同原则

    校区档案实行文书处理部门立卷归档制度。各立卷归档部门须有一位负责人分管本部门的档案工作,并确定适当的专(兼)职档案员具体承办;校区档案室负责档案的验收和集中保存;部门专(兼)职档案员协同档案室做好档案的验收、整理和归档。

    第七条 数字化管理原则

    档案归档时,应对纸质档案材料和电子档案材料同时归档;不断提高校区档案工作的数字化、信息化,大力开发档案信息资源,最大限度地发挥校区档案的作用。

    第三章 归档范围

    第八条 归档的文件材料必须是办理完毕的、反映校区党政部门职能活动和教学部门教学科研全过程的、对校区和社会具有参考作用和凭证作用以及研究价值的材料。

    第九条 校区党政类档案归档内容包括党务、团委、工会、行政等系统,教学类档案归档内容包括教学综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材等。具体归档范围参见附件一(《校区档案归档范围和保管期限表》)。

    第十条 归档重点以校区形成的党政、教学科研等文件材料为主,特别是全局性、综合性的文件材料,如会议记录、会议文件、简报、工作计划、总结、统计报表、规章制度、重要活动照片或录像带、与外单位签订的合同或协议书等。上级和其他单位发来的文、电及附件归档,应以针对校区的指令性、指导性文件为主。

    第十一条 注意鉴定不归档的文件材料。

    (一)不归档的上级机关文件材料:上级机关任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料;普发供参阅、不办理的文件材料;上级机关发来供工作参考的抄件;上级机关征求意见的未定稿文件。

    (二)不归档的本单位文件材料:重复份数文件;无查考利用价值的事务性、临时性文件、通知;未生效的草稿等。

    (三)不归档的同级和非隶属机关的文件材料:参加非主管机关召开的会议,且不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料。

    第四章 材料积累

    第十二条 校区各职能部门、院系均为档案立卷单位,分工归口立卷。

    第十三条 各立卷单位根据本单位历年文件材料形成规律,预计新的一年可能产生的新内容,参照附件一(《校区档案归档范围和保管期限表》),预先编制文件材料收集类目。

    第十四条 每一个立卷归档单位的专(兼)职档案人员或文书处理人员,在平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集,根据案卷类目分类积累。

    第十五条 各部门专(兼)职档案员应按照归档时间要求,依照案卷类目对积累的文件进行调整检查。检查程序如下:

    (一)检查文件的成份。检查文件是否收集齐全、完整,有无不需要立卷归档的文件材料。

    (二)检查文件的联系。依照案卷类目,纠正案卷之间文件归卷不统一、相互混淆重复或拆散文件联系的现象。

    (三)检查文件的保存价值。查看各案卷中文件保存价值是否有差异,各部分之间是否大体一致。

    第五章 立卷组卷

    第十六条 立卷原则

    文书处理部门立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律分类组卷,保持其有机联系,适当照顾保存价值,以能准确、全面反映校区真实面貌和部门的主要职能活动,便于查找利用。

    第十七条 立卷分工

    (一)中共中央、国务院、省、地、市党委、人民政府、教育部以及国务院有关部、委下达的文、电材料,其中综合性材料由校区综合办公室立卷归档,专业性材料或具体业务性材料,由各承办单位立卷归档。

    (二)校区召开的代表大会、党委会、校委会、办公会、扩大会等所形成的材料,由综合办公室立卷归档。职能部门以党委和校区名义召开的校区性专门会议、干部会议所形成的材料,由主办单位立卷归档。

    (三)校区各单位向校区党委、校委会的请示正文及相应的批复、批转原件,由综合办公室立卷归档。

    (四)两个以上单位共同办理的文件,由主办单位立卷归档,非主办单位只保存复本。

    (五)各临时机构、撤销机构形成的材料,应于机构撤销前做好整理工作,移交校区档案室保存,任何人不得带入其他单位。

    (六)重要的来信来访材料,由承办单位立卷归档。

    第十八条 立卷分类

    (一)年度分类。先将文件按其形成或针对的年度分开,一般文件归入文件形成年度;跨年度的请示与批复,归入批复年度;跨年度规划、计划,一般可归入文件内容针对的第一个年度;跨年度的总结、报告,归入文件内容针对的最后一个年度;跨年度的会议文件,一般可归入会议开幕的年度;跨年度的非诉讼案件材料,应归入结案年度;法规性文件归入公布或批准年度;按学年处理的文件归入专门年度。

    (二)问题分类。将文件按其内容所反映的问题、事物分开。 

    (三)期限分类。将文件按照规定的不同保管期限分开。

    第十九条 立卷组合

    (一)基本要求。立卷组合一般应以问题为主,兼顾其它特征,使之联系紧密。

    (二)立卷组合形式。一般按下述内容和顺序进行组合:会议文件按会议的届次组合,根据文件的数量,一会一卷、一会数卷或数会一卷;非诉讼案件材料,按立案问题或人头组合,一案一卷或一案数卷;人民来信材料,可按信件作者,信件的处理形式或信件所反映的问题组合;统计、报表、名册等文件,按照格式名称组合,根据文件的数量,可组成一卷或数卷;校区管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等,一般按单一问题组合;工作计划、总结等文件,一般可按责任者或名称组合;简报按名称或期号组合;其它文件材料可按照特殊的形式组合。

    (三)案卷文件数量。一般不超过200页,对同一问题文件数量多的,宜酌情适当分卷。问题单一、文件数量少者可组薄卷。

    第二十条 档案文件排序

    卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列:

    (一)批复、批示在前,请示、报告在后;

    (二)正件在前,附件在后;正本在前,定稿在后;

    (三)转发件在前,被转发件在后;

    (四)非诉讼案件结论性材料在前,依据性材料在后;

    (五)其它文件材料按时间顺序排列;

    (六)以学生年级、届次归档的学生成绩、卡片等材料,以专业、班级为单位,按学号、姓名排序。

    第二十一条 档案文件装订

    (一)对在装订线以外有字迹的文件材料或破损的文件材料,以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等,要进行加边、修补和裱糊;对较大的表格,要适当地折叠。

    (二)卷内材料应拆除金属物,用线装订。对破损材料应进行适当修补。

    (三)装订后的档案要进行编号。成卷装订的卷内文件要编页号,按件装订的卷内文件要编件号。卷内文件无论单面或双面只要有书写文字,均应一面编写一个页号,页号的位置在每页材料非装订线一侧的下角。

    第二十二条 卷内文件目录信息录入

    归档的各类材料必须要有卷内目录。卷内目录按以下项目录入:

    (一)顺序号:以卷内文件排列先后顺序填写的序号。

    (二)文号:文件制发机关的发文字号。

    (三)责任者:形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。

    (四)题名:即文件标题,一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件,可自拟标题,外加[]号。

    (五)日期:文件的形成时间。

    (六)页号:卷内文件起始页的编号。

    第二十三条 卷内备考表填写

    卷内备考表要有本卷情况说明、立卷人、检查人等信息。

    (一)本卷情况说明。填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好后发生或发现的问题,由有关档案管理人员填写、签名并标注时间。

    (二)立卷人。由组成本卷的责任者签名。

    (三)检查人。由对案卷质量进行审核的责任者签名。

    第二十四条 案卷标题拟写

    标题要求结构完整,应准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称,一般不能超过50字。

    第六章 归档验收

    第二十五条 立卷部门整理好案卷,校区档案室检查合格后,方可办理移交手续。移交时,交接双方必须当面检查文件材料是否完整、齐全,文件排序、卷内目录等是否符合要求。凡不符合规定要求者,档案接收人应拒绝接收,并限期改正补交。

    第二十六条 办理移交时,须填写移交目录清单,履行签字盖章手续;移交目录一式两份,双方各执一份存查,由归档人员填写归档说明书。

    第二十七条 党政类档案、综合性教学类档案在次年六月底前归档,其它教学类材料在完成一个培养周期(即一届学生从入学到毕业)后,于当年寒假前归档;科研类档案在项目完成后两个月内归档;基建类档案在项目完成后三个月内归档。

    第七章 附则

    第二十八条 本规范自发文之日起施行。

    第二十九条 本规范附件包括《校区档案归档范围和保管期限表》(附件一)、《档案实体分类与校区归档部门对应表》(附件二)、《校区档案归档流程》(附件三)。

    第三十条 本规范由校区科技与信息部负责解释。

    附件一:校区档案归档范围和保管期限表

    附件二:档案实体分类与校区归档部门对应表

    附件三:校区档案归档流程