第一章 总则

第一条 为规范校区档案工作，完善各部门立卷归档制度，提高校区档案管理水平，有效保护和利用校区档案资源，更好地为校区师生和社会服务，根据《普通高等学校档案管理办法》《高等学校档案工作规范》以及《中国石油大学（北京）纸质党政档案立卷归档细则》和《中国石油大学（北京）纸质教学档案立卷归档细则》（中石大京办[2006]20号），结合校区实际情况，制定本规范。

第二条 本规范所称档案，是指校区在从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 高校档案工作是高等学校的基础性工作，是学校整体发展规划的重要组成部分。校区档案由档案室负责保管，接受分管档案工作的校区领导指导。

第二章 基本原则

第四条 集中保存原则

校区档案由校区档案室集中统一管理，确保档案材料的完整、系统、准确和安全，便于开发利用。

第五条 “三纳入、四同步”原则

（一）“三纳入”。校区所有档案管理工作必须纳入各职能部门、学院的计划和规划，纳入管理制度，纳入管理人员的职责范围；教学档案还必须作为考核教学管理水平的标准之一。

（二）“四同步”。党政部门在布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收党政档案工作。教学部门下达教学任务时，要同步提出教学文件材料的归档；检查教学工作时，要同步检查教学材料的形成积累情况；评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果时，要同步审查、验收档案材料；考评教学管理时，要同步考评教学档案管理工作。

第六条 分工协同原则

校区档案实行文书处理部门立卷归档制度。各立卷归档部门须有一位负责人分管本部门的档案工作，并确定适当的专（兼）职档案员具体承办；校区档案室负责档案的验收和集中保存；部门专（兼）职档案员协同档案室做好档案的验收、整理和归档。

第七条 数字化管理原则

档案归档时，应对纸质档案材料和电子档案材料同时归档；不断提高校区档案工作的数字化、信息化，大力开发档案信息资源，最大限度地发挥校区档案的作用。

第三章 归档范围

第八条 归档的文件材料必须是办理完毕的、反映校区党政部门职能活动和教学部门教学科研全过程的、对校区和社会具有参考作用和凭证作用以及研究价值的材料。

第九条 校区党政类档案归档内容包括党务、团委、工会、行政等系统，教学类档案归档内容包括教学综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材等。具体归档范围参见附件一（《校区档案归档范围和保管期限表》）。

第十条 归档重点以校区形成的党政、教学科研等文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料，如会议记录、会议文件、简报、工作计划、总结、统计报表、规章制度、重要活动照片或录像带、与外单位签订的合同或协议书等。上级和其他单位发来的文、电及附件归档，应以针对校区的指令性、指导性文件为主。

第十一条 注意鉴定不归档的文件材料。

（一）不归档的上级机关文件材料：上级机关任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料；普发供参阅、不办理的文件材料；上级机关发来供工作参考的抄件；上级机关征求意见的未定稿文件。

（二）不归档的本单位文件材料：重复份数文件；无查考利用价值的事务性、临时性文件、通知；未生效的草稿等。

（三）不归档的同级和非隶属机关的文件材料：参加非主管机关召开的会议，且不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料。

第四章 材料积累

第十二条 校区各职能部门、院系均为档案立卷单位，分工归口立卷。

第十三条 各立卷单位根据本单位历年文件材料形成规律，预计新的一年可能产生的新内容，参照附件一（《校区档案归档范围和保管期限表》），预先编制文件材料收集类目。

第十四条 每一个立卷归档单位的专（兼）职档案人员或文书处理人员，在平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集，根据案卷类目分类积累。

第十五条 各部门专（兼）职档案员应按照归档时间要求，依照案卷类目对积累的文件进行调整检查。检查程序如下：

（一）检查文件的成份。检查文件是否收集齐全、完整，有无不需要立卷归档的文件材料。

（二）检查文件的联系。依照案卷类目，纠正案卷之间文件归卷不统一、相互混淆重复或拆散文件联系的现象。

（三）检查文件的保存价值。查看各案卷中文件保存价值是否有差异，各部分之间是否大体一致。

第五章 立卷组卷

第十六条 立卷原则

文书处理部门立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律分类组卷，保持其有机联系，适当照顾保存价值，以能准确、全面反映校区真实面貌和部门的主要职能活动，便于查找利用。

第十七条 立卷分工

（一）中共中央、国务院、省、地、市党委、人民政府、教育部以及国务院有关部、委下达的文、电材料,其中综合性材料由校区综合办公室立卷归档，专业性材料或具体业务性材料，由各承办单位立卷归档。

（二）校区召开的代表大会、党委会、校委会、办公会、扩大会等所形成的材料，由综合办公室立卷归档。职能部门以党委和校区名义召开的校区性专门会议、干部会议所形成的材料，由主办单位立卷归档。

（三）校区各单位向校区党委、校委会的请示正文及相应的批复、批转原件，由综合办公室立卷归档。

（四）两个以上单位共同办理的文件，由主办单位立卷归档，非主办单位只保存复本。

（五）各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交校区档案室保存，任何人不得带入其他单位。

（六）重要的来信来访材料，由承办单位立卷归档。

第十八条 立卷分类

（一）年度分类。先将文件按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度规划、计划，一般可归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，一般可归入会议开幕的年度；跨年度的非诉讼案件材料，应归入结案年度；法规性文件归入公布或批准年度；按学年处理的文件归入专门年度。

（二）问题分类。将文件按其内容所反映的问题、事物分开。　

（三）期限分类。将文件按照规定的不同保管期限分开。

第十九条 立卷组合

（一）基本要求。立卷组合一般应以问题为主，兼顾其它特征，使之联系紧密。

（二）立卷组合形式。一般按下述内容和顺序进行组合：会议文件按会议的届次组合，根据文件的数量，一会一卷、一会数卷或数会一卷；非诉讼案件材料，按立案问题或人头组合，一案一卷或一案数卷；人民来信材料，可按信件作者，信件的处理形式或信件所反映的问题组合；统计、报表、名册等文件，按照格式名称组合，根据文件的数量，可组成一卷或数卷；校区管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等，一般按单一问题组合；工作计划、总结等文件，一般可按责任者或名称组合；简报按名称或期号组合；其它文件材料可按照特殊的形式组合。

（三）案卷文件数量。一般不超过200页，对同一问题文件数量多的，宜酌情适当分卷。问题单一、文件数量少者可组薄卷。

第二十条 档案文件排序

卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列：

（一）批复、批示在前，请示、报告在后；

（二）正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；

（三）转发件在前，被转发件在后；

（四）非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；

（五）其它文件材料按时间顺序排列；

（六）以学生年级、届次归档的学生成绩、卡片等材料，以专业、班级为单位，按学号、姓名排序。

第二十一条 档案文件装订

（一）对在装订线以外有字迹的文件材料或破损的文件材料，以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊；对较大的表格，要适当地折叠。

（二）卷内材料应拆除金属物，用线装订。对破损材料应进行适当修补。

（三）装订后的档案要进行编号。成卷装订的卷内文件要编页号，按件装订的卷内文件要编件号。卷内文件无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号，页号的位置在每页材料非装订线一侧的下角。

第二十二条 卷内文件目录信息录入

归档的各类材料必须要有卷内目录。卷内目录按以下项目录入：

（一）顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写的序号。

（二）文号：文件制发机关的发文字号。

（三）责任者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。

（四）题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加［］号。

（五）日期：文件的形成时间。

（六）页号：卷内文件起始页的编号。

第二十三条 卷内备考表填写

卷内备考表要有本卷情况说明、立卷人、检查人等信息。

（一）本卷情况说明。填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好后发生或发现的问题，由有关档案管理人员填写、签名并标注时间。

（二）立卷人。由组成本卷的责任者签名。

（三）检查人。由对案卷质量进行审核的责任者签名。

第二十四条 案卷标题拟写

标题要求结构完整，应准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称，一般不能超过50字。

第六章 归档验收

第二十五条 立卷部门整理好案卷，校区档案室检查合格后，方可办理移交手续。移交时，交接双方必须当面检查文件材料是否完整、齐全，文件排序、卷内目录等是否符合要求。凡不符合规定要求者，档案接收人应拒绝接收，并限期改正补交。

第二十六条 办理移交时，须填写移交目录清单，履行签字盖章手续；移交目录一式两份，双方各执一份存查，由归档人员填写归档说明书。

第二十七条 党政类档案、综合性教学类档案在次年六月底前归档，其它教学类材料在完成一个培养周期（即一届学生从入学到毕业）后，于当年寒假前归档；科研类档案在项目完成后两个月内归档；基建类档案在项目完成后三个月内归档。

第七章 附则

第二十八条 本规范自发文之日起施行。

第二十九条 本规范附件包括《校区档案归档范围和保管期限表》（附件一）、《档案实体分类与校区归档部门对应表》（附件二）、《校区档案归档流程》（附件三）。

第三十条 本规范由校区科技与信息部负责解释。

附件一：校区档案归档范围和保管期限表

附件二：档案实体分类与校区归档部门对应表

附件三：校区档案归档流程